Что такое электронная подпись простыми словами

Что такое электронная подпись, зачем она нужна и какие преимущества даёт бизнесу

Подробно о том, что такое электронная цифровая подпись, зачем она нужна бизнесу и обычным граждан, где её используют, какими преимуществами обладает и в чём суть применения ЭЦП.

    Электронная подпись (ЭП или ЭЦП) – это цифровой аналог подписи человека и особый реквизит документа, удостоверяющий его принадлежность владельцу подписи.

    Электронный документ, подписанный ЭП, имеет такую же юридическую силу, как и традиционный бумажный вариант. Цифровой реквизит получают с помощью криптографического преобразования информации.

    Криптографическое преобразование информации – это преобразование составных частей информации (букв, цифр, слов, символов) в неестественный вид. Осуществляется это с помощью специального алгоритма. Преобразованный текст невозможно прочитать, так как он напоминает набор несвязанных между собой букв и цифр.

    Метод криптографического преобразования информации применяют для повышения уровня защиты передачи и хранения данных.

    Электронную подпись используют для:

    • контроля целостности электронного документа;
    • подтверждения авторства документа;
    • защиты документа от его подделки или внесения изменений.

    Если в документ вносятся изменения, то подпись становится недействительной, а документ теряет свою силу.

    Владельца подписи определяет сертификат – документ, подтверждающий принадлежность ключа проверки подписи владельцу сертификата.

    Владельцем сертификата может быть любой человек. Чтобы его получить, достаточно обратиться в удостоверяющий центр. Он выдаст 2 ключа – открытый и закрытый.

    Открытый ключ необходим для проверки подлинности подписи, а закрытый – для генерации подписи и подписания электронного документа.

    Виды электронной подписи

    ЭП бывает трёх видов:

    1. Простая – факт формирования подписи определяется через использование специальных паролей и кодов.
    2. Усиленная неквалифицированная – ЭП создаётся с помощью криптографического преобразования информации и с использованием закрытого ключа.
    3. Усиленная квалифицированная – отличается от неквалифицированной наличием криптозащиты.

    По закону большинства стран, в том числе СНГ, электронная подпись имеет такую же юридическую силу, как и просто роспись человека с печатью.

    Области применения электронной цифровой подписи

    Электронный документооборот между юридическими и физическими лицами

    ЭЦП используют в различных сферах бизнеса сегмента B2B и B2C для обмена документами. Электронная подпись позволяет подтверждать достоверность, юридическую силу документа и отправлять его, по средствам электронной почты или программы, клиенту, покупателю или подразделению компании, находящемуся в другом городе или стране.

    Использование ЭП позволяет моментально подписывать и передавать готовые документы в проверяющие инстанции.

    Физические лица могут использовать ЭП для заверения подлинности документов, удалённой подписи договоров или актов приёма-сдачи работ.

    Электронная отчётность

    ЭЦП используют для сдачи отчётности в электронном формате в налоговую, ФНС, ФСС и другие контролирующие органы. Например, в Беларуси с 2015 года индивидуальных предпринимателей активно переводят на электронное декларирование. Для этого налогоплательщику выдаётся специальное программное обеспечение и ключ на съёмном носителе.

    Судебная практика

    В процессе разногласий между компаниями в качестве доказательств в арбитражном суде могут использоваться документы, заверенные электронной подписью.

    Интернет-торги

    При оптовых закупках или продаже товаров поставщики и покупатели могут подписывать любые документы ЭП. Такую подпись сейчас активно используют на государственных и коммерческих торговых интернет-площадках.

    Государственные услуги

    Любой человек может получить электронную подпись для подписания заявлений, писем, документов и договоров.

    При электронном обращении в государственный орган, путём подачи документа, подписанного ЭП, человек получает ответ о принятии обращения также с электронной подписью, что даёт определённые гарантии – документ официально принят и будет рассмотрен.

    Преимущества электронного документооборота с ЭЦП

    Электронный документооборот имеет массу преимуществ по сравнению с бумажным вариантом.

    Главные преимущества, это:

    • Быстрая доставка документов.
    • Сокращение издержек на подготовку и отправку документов.
    • Ускорение бизнес-процессов.
    • Гарантии, что документ не затеряется на почте.
    • Возможность автоматизации обработки документации.

    Электронные документы передаются между контрагентами практически моментально, ведь в основном задействуется электронная почта.

    Организации намного быстрее обрабатывают электронные документы, соответственно в кратчайшие сроки получают деньги и имеют возможность увеличить заработок за счёт снижения временных затрат на подготовку и доставку документов.

    Если организация постоянно сталкивается с большим потоком документов, то электронный документооборот позволяет автоматизировать большинство процессов по обработке договоров, актов, отчётов и др.

    Применение электронной документации для сдачи отчётности упрощает жизнь компаний и предпринимателей. Нет необходимости лично ехать в контролирующую инстанцию – можно просто отправить документ через специальное ПО или электронной почтой.

    «Ко мне на согласование, по системе электронного документооборота, приходит какой-то документ. Я вставляю в компьютер носитель (флешку – прим. автора) с моей электронной цифровой подписью. Предлагается ввести пароль. Ввожу его и подписываю документ. Всё, документ согласован.»

    Валерий Сабатович – замначальника РУП «Национальный центр электронных услуг»

    Электронная подпись упрощает ряд процедур связанных с документооборотом. Поэтому её уже активно используют в бизнесе и в государственных органах. Среди граждан она пока не пользуется популярностью. В основном из-за слабой осведомлённости людей о доступности и возможности использования такой подписи.

    Читайте также:
    Комментарии к статье: будьте первым комментатором!
    Добавить комментарий
    Кликните на изображение чтобы обновить код, если он неразборчив